Sales History – Báo Cáo KQKD Định Kỳ

Sales History – Báo Cáo KQKD Định Kỳ

Công Ty

Vinako Trading là công ty nhập khẩu, phân phối chính hãng thương hiệu dược mỹ phẩm GSC & Dr. Leemee tới từ Hàn Quốc.

Mục Tiêu

Báo cáo tình hình kinh doanh định kỳ dành cho Giám đốc và các Quản lý vùng, sử dụng Excel.

Thời Gian

12/2020 xây lần đầu, sau đó cải tiến liên tục và tiếp tục sử dụng cho tới ngày nay.

Công cụ sử dụng

  • Excel là chủ yếu, thỉnh thoảng Google Sheets.
  • MISA eShop để xuất dữ liệu thô.

Tại sao lại là Excel mà không phải các công cụ khác?

  • Stakeholders chính là Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành, vốn rất quen sử dụng Excel để làm việc cũng như xem báo cáo. Đã có lúc mình thử những công cụ khác như Google Sheets (để dữ liệu cập nhật online, không phải gửi file offline qua lại), nhưng có lẽ cần thời gian để dần dần hướng dẫn các sếp sử dụng.
  • Mình cũng từng có ý định xây dashboard bằng Google Data Studio để theo dõi tình hình kinh doanh dành cho các Quản lý vùng cũng như các chuyên viên kinh doanh. Xem dự án Dashboard tại đây.

Những công việc đã thực hiện và Nguyên lý hoạt động của File

  • Trước đây báo cáo tại Vinako không đồng nhất số liệu, lý do vì mỗi bộ phận sẽ thực hiện một báo cáo của riêng mình mà không có một cơ sở dữ liệu chung. Được “bật đèn xanh” (một câu chuyện rất dài mà mình sẽ bổ sung sau), mình xây dựng hệ thống quản lý sản phẩm theo Mã SKU, hệ thống quản lý mã khách hàng, quy trình lên đơn, nhập liệu MISA eShop.
  • Nguyên lý hoạt động: Xuất dữ liệu thô từ MISA eShop, nhập liệu vào 2 sheet nguồn của file: Chi tiết đơn hàng & Danh mục khách hàng. Sau khi nhập liệu bảng tính tự động cập nhật số liệu theo công thức, hàm đã được mình xây dựng sẵn.
  • Hướng dẫn Stakeholders đọc và sử dụng số liệu trong báo cáo.

Kết quả

  • File sử dụng để theo dõi: Lịch sử mua hàng của khách hàng theo tháng, theo từng SKU; Lịch sử bán hàng của CVKD, Vùng kinh doanh; Độ phủ theo SKU của từng CVKD (Hàng tháng, mỗi CVKD đã bán được những SKU nào), Độ phủ theo KH của từng CVKD (Hàng tháng, mỗi CVKD đã vào hàng được bao nhiêu Spa trong những data mà CVKD đang nắm giữ), và theo dõi chiết khấu, thưởng tháng, quý của từng KH (phục vụ cho báo cáo P&L – Profit & Loss).
  • File này vẫn được sử dụng cho tới tận ngày nay. Sau khi nghỉ việc tại Vinako mình đã hướng dẫn chị N. T. Mơ (Sales Admin tại Vinako) cách sử dụng và quy trình báo cáo cho các sếp.
  • Vì lý do bảo mật thông tin, mình không thể chia sẻ nhiều hơn về dự án này.

Bạn có thắc mắc hoặc muốn thảo luận?

Để lại thông tin Thiên sẽ liên hệ bạn trong thời gian sớm nhất nhé.

Form Liên Hệ